Jak zorganizować event?

 

Konferencje, jubileusze, gale, szkolenia i wyjazdy. Event ma wiele imion. Ta różnorodność imprez sprawia, że organizacja eventów nie należy jednak do najprostszych zadań i wymaga od zaangażowanych osób ogromnego poświęcenia. Duża liczba elementów składowych oraz fakt, że przy organizacji wydarzenia zawsze coś pójdzie nie tak, sprawia że trzeba przygotować się na każdą ewentualność. Dzisiaj postaramy się odpowiedzieć Wam na pytanie: jak zorganizować event?

Przygotowanie świetnego eventu można porównać do gotowania. Najpierw trzeba wybrać się na zakupy, skompletować wszystkie składniki, następnie je przygotować i dopilnować, żeby nic się nie przypaliło. Potem następuje już to, co najważniejsze i widoczne publicznie. Do domu przychodzą goście, a Wy musicie zadbać o to, aby danie wyglądało pięknie i wszystkim smakowało.

Z doskonałym eventem jest bardzo podobnie. Kilka miesięcy przygotowań i ciężkiej pracy, ale uwierzcie – będzie warto! Kiedy na twarzach gości zobaczycie uśmiech, poczujecie, że energia wraca!

Słuchaj

Pierwszym krokiem do sukcesu jest uważne słuchanie tego czego oczekuje klient. Spełnienie jego marzeń będzie gwarancją Waszego sukcesu. Dobry event nie zawsze oznacza ogromny budżet. Wystarczy kreatywność i pewność siebie. Nie bójcie się proponować własnych rozwiązań, jeżeli są sprawdzone lub uważacie, że będą bardziej efektywne. To Wy jesteście ekspertami, wiec nie bójcie się wyrażać własnego zdania!

Planuj

Każda impreza powinna mieć ramy czasowe oraz plan, według którego będziecie działać, a gwiazdy i goście nie będą się o siebie potykać. Pamiętajcie jednak, aby zostawić miejsce na to czego nie da się przewidzieć. Wystarczy, że gospodarz przeciągnie kuluarową rozmowę i Wasz plan może runąć. Bądźcie zorganizowani, ale jednocześnie elastyczni. Dzięki temu nie wpadniecie w panikę.

Sprawdzaj

Wiadomo przecież, że nie zorganizujecie wszystkiego sami. Część rzeczy trzeba będzie zlecić współpracownikom lub podwykonawcom. Pamiętajcie jednak, że zasada „ufam, ale sprawdzam” jest nadal aktualna i należy się do niej stosować. Sprawdzajcie wszystko na każdym etapie pracy, ponieważ to Wy jesteście odpowiedzialni za cały plan i to od Was zależy czy on wypali.

Bądź gotowy na wszystko

Nawet idealnie zaplanowana i zorganizowana impreza może mieć nieoczekiwane zwroty akcji. Pamiętajcie o szczegółach! Przed jej rozpoczęciem wydarzenia zróbcie zebranie z ekipą. Poinformujcie wszystkich, że mogą zwracać się do Was z każdym problemem. Wyznaczcie osobę, która będzie szefem zespołu w przeciwnym razie, każdy będzie mógł podejmować i zatwierdzać decyzje, a to nie skończy się dobrze. Zadbajcie o to, aby klient, goście i gwiazdy wieczoru czuły się pewnie i bezpiecznie, a wszystko pójdzie zgodnie z przyjętym planem.

Organizując galę jubileuszową, kilkudniową konferencję czy piknik firmowy musisz zadowolić kubki smakowe setek osób. A Wy jesteście gotowi na taką ucztę?